Benutzerprofil, Einstellungen und Dashboards

Die fuentis Suite bietet umfangreiche Personalisierungsmöglichkeiten, mit denen Sie Ihre Arbeitsumgebung optimal an Ihre individuellen Bedürfnisse und Arbeitsprozesse anpassen können. Von grundlegenden Profileinstellungen über visuelle Anpassungen bis hin zu maßgeschneiderten Dashboards – diese Funktionen sind essentiell für effizientes Arbeiten im Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) und anderen Modulen der Suite.

Warum ist das relevant?

• Effizienzsteigerung: Personalisierte Dashboards und Schnellzugriffe reduzieren Klickwege
• Compliance-Unterstützung: Übersichtliche Darstellung von Maßnahmen, Risiken und Anforderungen gemäß ISO 27001
• Benutzerfreundlichkeit: Individuelle Anpassungen wie Dark Mode oder Schriftgröße verbessern die Ergonomie
• Rollenbasierte Sichten: Verschiedene Dashboards für unterschiedliche Verantwortungsbereiche im ISMS

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Hauptkonzepte und Funktionsbereiche

1. User Profile - Das persönliche Kontrollzentrum

Das User Profile ist der zentrale Ausgangspunkt für alle persönlichen Einstellungen und Präferenzen in der fuentis Suite. Es gliedert sich in drei Hauptbereiche:

1.1 Persönliche Daten und Profilbild

Zugriff auf die Profileinstellungen:

1. Klicken Sie auf Ihr Benutzer-Icon oben rechts in der Benutzeroberfläche
2. Wählen Sie “Einstellungen bearbeiten” / “Edit settings”
3. Sie gelangen zu Ihren persönlichen Benutzereinstellungen

Verwaltbare Profildaten:

• Profilbild: Upload über das Upload-Symbol, Entfernen über das Löschen-Symbol
• Kontaktdaten: Name, E-Mail, Telefonnummer und weitere geschäftliche Informationen
• Organisationszugehörigkeit: Abteilung, Position, Verantwortungsbereiche im ISMS

Praxis-Tipp: Ein aussagekräftiges Profilbild und vollständige Kontaktdaten erleichtern die Zusammenarbeit in ISMS-Prozessen, besonders bei der Zuweisung von Maßnahmen und Verantwortlichkeiten.

1.2 Visuelle und funktionale Anpassungen

Sprache einstellen:

• Verfügbare Sprachen: Deutsch und Englisch
• Sofortige Umschaltung der gesamten Benutzeroberfläche
• Wichtig für internationale Teams und Auditoren

Dark Mode:

• Reduziert Augenbelastung bei längerer Bildschirmarbeit
• Besonders nützlich bei der Arbeit in dunkleren Umgebungen
• Umschaltung jederzeit über die Benutzereinstellungen möglich

Schriftgröße anpassen:

• Stufenlose Anpassung über Plus/Minus-Symbole
• Barrierefreiheit für Nutzer mit Sehbeeinträchtigungen
• Optimale Lesbarkeit auf verschiedenen Bildschirmgrößen

Datumsformat:

• Verschiedene internationale Formate verfügbar (DD.MM.YYYY, MM/DD/YYYY, etc.)
• Wichtig für korrekte Dokumentation in ISMS-Prozessen
• Anpassung an regionale Standards und Unternehmensrichtlinien

Hinweis: Die Skalierung der Schriftgröße und eine Skalierung über den Browser kann ungewünschte Effekte haben.

1.3 Sicherheit und Zugriff

Logout-Funktion:

• Sicheres Abmelden von der fuentis Suite
• Wichtig bei gemeinsam genutzten Arbeitsplätzen
• Schutz sensibler ISMS-Daten

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2. Dashboards - Modulspezifische Übersichten

Dashboards sind individuell konfigurierbare Übersichtsseiten für spezifische Module wie ISMS oder BCMS (Business Continuity Management System) oder die gesamte Applikation (Launchpad). Sie bieten einen schnellen Überblick über relevante Kennzahlen, Status und Aufgaben. Die Einrichtung der verschiedenen Dashboards erfolgt immer nach dem gleichen Muster. Sie können mehrere Dashboards pro User einrichten. Achten Sie jedoch darauf diese auch zu aktivieren.

Praxistipp: Erstellen Sie sich jeweils für bestimmte Projektphasen unterschiedliche Dashboards und aktivieren oder deaktivieren Sie diese mit nur einem Klick.

2.1 Dashboard-Erstellung

Schritt-für-Schritt-Prozess:

1. Navigation: User-Icon → Einstellungen bearbeiten → Dashboards
2. Erstellung: Klick auf “Erstellen” / “Create”
3. Benennung: Aussagekräftiger Name und optional Beschreibung
4. Positionierung: Auswahl zwischen:
   • ISMS-Dashboard: Spezifisch für das ISMS-Modul
   • BCMS-Dashboard: Für Business Continuity Management
   • Launchpad: Modulübergreifende Übersicht (siehe Abschnitt 3)

2.2 Dashboard-Konfiguration

Nach der Erstellung können Sie Widgets hinzufügen und konfigurieren:

Verfügbare ISMS-Dashboard-Widgets:

• Modellierung: Übersicht über Bausteine, Maßnahmen, Anforderungen, Kontrollen
• Risikoanalyse: Darstellung von inhärenten und residualen Risiken
• Maßnahmen nach Status: Visualisierung des Umsetzungsstands
• Anforderungen nach Status: Compliance-Übersicht
• Kontrollen nach Status: Wirksamkeitsprüfungen
• Meine Aufgaben: Persönliche To-Do-Liste

Konfigurationsoptionen pro Widget:

• Datenquelle: Auswahl der anzuzeigenden Informationen
• Einheit und Geltungsbereich: Filterung nach Organisationseinheiten
• Darstellungsform: Diagrammtyp, Farben, Sortierung

Best Practice: Beginnen Sie mit einem einfachen Dashboard mit 4-6 Widgets und erweitern Sie es schrittweise basierend auf Ihren tatsächlichen Informationsbedürfnissen.

2.3 Dashboard-Verwaltung

Aktivierung/Deaktivierung:

• Schalter unten links auf der Dashboard-Karte
• Nur aktive Dashboards werden im jeweiligen Modul angezeigt
• Mehrere Dashboards können parallel aktiv sein

Bearbeitung:

• Stift-Icon für Namens- und Beschreibungsänderungen
• “Konfigurieren” für Widget-Anpassungen
• Drag & Drop für Widget-Positionierung

Löschung:

• Mülleimer-Icon mit Bestätigungsdialog
• Vorsicht: Gelöschte Dashboards können nicht wiederhergestellt werden

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3. Launchpad - Die zentrale Startseite

Das Launchpad ist eine modulübergreifende Übersichtsseite, die als zentraler Einstiegspunkt in die fuentis Suite dient. Es bietet Schnellzugriffe auf alle Module und wichtige Informationen auf einen Blick.

3.1 Launchpad-Besonderheiten

Unterschiede zum Dashboard:

• Scope: Gesamte fuentis Suite statt einzelnes Modul
• Widgets: Modulübergreifende statt modulspezifische Widgets
• Zugriff: Über das fuentis-Logo oben links
• Zweck: Startpunkt und Navigation statt Detailanalyse

3.2 Launchpad-spezifische Widgets

Schnellzugriff (Quick Access):

• Konfigurierbare Shortcuts zu häufig genutzten Funktionen
• ISMS-Phasen-Schnellzugriffe
• Benutzerdefinierte Links (z.B. zum Service Hub)
• Hinzufügen über das Plus-Symbol im Widget

Jüngste Zielobjekt-Gruppen:

• Zeigt kürzlich bearbeitete Assets und Scopes
• Schneller Wiedereinstieg in laufende Arbeiten

Modulübergreifende Statistiken:

• Gesamtanzahl Gefährdungen nach Risikowert
• Zielobjekt-Gruppen nach Typ
• Risiken nach inhärentem Risikowert
• Aufgabenübersicht über alle Module

Weitere Launchpad-Widgets:

• Requirements count by status: Gesamtanzahl Anforderungen nach Status
• Measures count by status: Gesamtanzahl Maßnahmen nach Status
• Threat count by inherent risk value: Gesamtzahl Gefährdungen nach inhärentem Risikowert
• Target Object Groups count by Type: Gesamtzahl Zielobjekt-Gruppen nach Typ
• Risk count by inherent risk value: Gesamtzahl Risiken nach inhärentem Risikowert
• My tasks: Persönliche Aufgabenübersicht mit Direktzugriff
• Control count by status: Gesamtzahl der Kontrollen nach Status

3.3 Launchpad Quick Start

Empfohlene Grundkonfiguration:

1. Schnellzugriff-Widget mit Links zu:
   • Allen ISMS-Phasen
   • Service Hub (Dokumentation)
   • Häufig genutzten Berichten
2. Jüngste Zielobjekt-Gruppen für schnellen Wiedereinstieg
3. Meine Aufgaben für persönliches Aufgabenmanagement
4. Gesamtanzahl Assets nach Typ für Bestandsübersicht

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Umsetzungshilfen und Best Practices

Dashboard Quick Start Guide

Empfohlenes Vorgehen für ISMS-Dashboard:

1. Dashboard mit Namen versehen und ISMS-Dashboard Position wählen
2. Widgets paarweise auf Seite anordnen (2 pro Seite)
3. Modellierung-Widget konfigurieren:
   • Datenquelle: Maßnahmen (empfohlen für Einsteiger)
   • Einheit und Scope nach Arbeitsbereich wählen
4. Risikoanalyse-Widget einrichten:
   • Datenquelle: Inhärentes Risiko (für Ausgangslage)
   • Gleiche Einheit und Scope wie bei Modellierung
5. Dashboard aktivieren für sofortige Nutzung

Optimale Dashboard-Strategie

Für ISMS-Verantwortliche:

• Erstellen Sie separate Dashboards für verschiedene ISMS-Phasen
• Nutzen Sie Risikoanalyse-Widgets für Management-Reporting
• Konfigurieren Sie Maßnahmen-Widgets für Umsetzungscontrolling

Für operative Mitarbeiter:

• Fokus auf “Meine Aufgaben” und zugewiesene Maßnahmen
• Widgets für eigenen Verantwortungsbereich konfigurieren
• Schnellzugriffe zu häufig genutzten Funktionen

Widget-Anordnung und Seitenlayout

Empfohlene Struktur:

• Reihe 1: Übersichtsinformationen (2 Widgets)
• Reihe 2: Detailanalysen (2 Widgets)
• Reihe 3: Persönliche Aufgaben und Aktionen

Visuelle Hierarchie:

• Wichtigste KPIs oben links positionieren
• Verwandte Widgets gruppieren

Zusammenarbeit und Standardisierung

Team-Dashboards:

• Entwickeln Sie Standard-Dashboard-Vorlagen für Rollen
• Dokumentieren Sie Widget-Konfigurationen
• Teilen Sie Best Practices im Team

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Abbildung ISO 27001 und BSI IT-Grundschutz

ISO 27001 Kontext

Die Dashboard- und Personalisierungsfunktionen unterstützen mehrere ISO 27001-Anforderungen:

A.5.1 Informationssicherheitsleitlinien:

• Dashboards visualisieren Policy-Compliance
• Maßnahmen-Status zeigt Umsetzungsgrad

A.6.1 Interne Organisation:

• Rollenbasierte Dashboards für verschiedene Verantwortlichkeiten
• Aufgaben-Widgets für klare Zuständigkeiten

A.18.2 Informationssicherheits-Reviews:

• Risiko-Widgets für kontinuierliche Überwachung
• Status-Dashboards für Management-Reviews

BSI IT-Grundschutz Integration

Baustein-Überwachung:

• Widget “Bausteine” zeigt Implementierungsstatus
• Anforderungen-Widget für Grundschutz-Checks

Schutzbedarfsfeststellung:

• Zielobjekt-Gruppen-Widget für Asset-Übersicht
• Risiko-Widgets für Schutzbedarfsanalyse

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So unterstützt die fuentis Suite

Die fuentis Suite bietet durch ihre Personalisierungs- und Dashboard-Funktionen erhebliche Mehrwerte:

Compliance-Unterstützung

Nachweisführung:

• Dashboard-Screenshots für Audits
• Historische Ansichten über Zeitverläufe
• Exportfunktionen für Berichte
• Transparente Status-Darstellung

Integration und Interoperabilität

Nahtlose Verbindung:

• Einheitliche Oberfläche über alle Module
• Konsistente Bedienkonzepte
• Zentrale Benutzerverwaltung
• Single Sign-On Unterstützung

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Weiterführende Ressourcen

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Support

fuentis Service Hub

Kernaussagen auf einen Blick

1. Personalisierung steigert Effizienz: Individuelle Anpassungen der Benutzeroberfläche und maßgeschneiderte Dashboards reduzieren Arbeitszeit und verbessern die Übersicht im ISMS.

2. Dashboards visualisieren Compliance: Die Widget-basierte Darstellung von Maßnahmen, Risiken und Kontrollen macht den ISO 27001-Compliance-Status transparent und nachvollziehbar.

3. Launchpad als zentraler Einstieg: Das modulübergreifende Launchpad bietet schnellen Zugriff auf alle relevanten ISMS-Funktionen und reduziert Navigationsaufwand.

4. Rollenbasierte Konfiguration: Verschiedene Dashboards für unterschiedliche Verantwortungsbereiche ermöglichen fokussiertes Arbeiten ohne Informationsüberflutung.

5. Kontinuierliche Optimierung: Dashboards sollten regelmäßig an veränderte Anforderungen angepasst werden - die fuentis Suite bietet dafür flexible Konfigurationsmöglichkeiten ohne Programmierung.