Workflow Management

Die Workflow-Funktionalität der fuentis Suite ermöglicht es Organisationen, ihre ISMS-Prozesse individuell zu gestalten und zu automatisieren. Statt starrer Abläufe bietet das System flexible, anpassbare Prozessmodelle für unterschiedliche Anforderungen – von der Schutzbedarfsfeststellung nach BSI-Grundschutz bis zum allgemeinen Aufgabenmanagement.

Kernnutzen der Workflow-Automatisierung:

• Standardisierung wiederkehrender Prozesse
• Transparente Nachvollziehbarkeit von Zuständen und Übergängen
• Compliance-konforme Dokumentation von Genehmigungsschritten
• Reduzierung manueller Fehler durch definierte Prozessschritte
• Integration in bestehende ISMS-Phasen

Praxis-Tipp: Beginnen Sie mit einfachen Workflows und erweitern Sie diese schrittweise. Ein initialer Standard-Workflow ist bereits vorhanden und kann als Ausgangsbasis dienen.

Workflow-Kategorien und ihre Anwendungsbereiche

1. Allgemeine Workflows

Einsatzbereich: Support-Modul “Aufgaben” (Tasks)

Hauptmerkmale:

• Grundlage für das Aufgabenmanagement
• Jedem Aufgabenfeld wird ein Workflow zugeordnet
• Standardzustände: To Do, In Progress, Done
• Flexible Erweiterung um beliebige Zwischenzustände möglich

Typische Anwendungsfälle:

• Incident Management
• Change Requests
• Projektaufgaben
• Audit-Maßnahmen

2. Workflows für Schutzbedarfsfeststellung

Einsatzbereich: ISMS-Phase “Schutzbedarfsfeststellung”

Hauptmerkmale:

• Spezialisiert auf BSI-Grundschutz-Anforderungen
• Integration in den Schutzbedarfsanalyse-Prozess
• Dokumentation von Überprüfungsschritten
• Nachvollziehbare Genehmigungskette

Typische Anwendungsfälle:

• Bewertung von Zielobjekt-Gruppen
• Freigabeprozesse für Schutzbedarfe
• Vier-Augen-Prinzip bei kritischen Assets

Aufbau und Struktur von Workflows

Grundelemente eines Workflows

1. Zustände

Jeder Workflow besteht aus definierten Zuständen, die ein Objekt durchlaufen kann:

• To Do (Zu erledigen): Initialer Zustand, Aufgabe wartet auf Bearbeitung
• In Progress (In Bearbeitung): Aktive Bearbeitung läuft
• Done (Abgeschlossen): Finaler Zustand, Prozess beendet
• Benutzerdefinierte Zustände: Beliebig erweiterbar (z.B. “Review”, “Waiting for Approval”)

2. Übergänge

Verbindungen zwischen Zuständen definieren mögliche Prozessschritte:

• Unidirektionale Übergänge: Nur Vorwärtsbewegung möglich
• Bidirektionale Übergänge: Vor- und Rückwärtsbewegung erlaubt
• Bedingte Übergänge: Abhängig von Berechtigungen oder Kriterien

3. Aufgabentypen

• Überprüfung (Review): Für Freigabeprozesse und Qualitätssicherung
• Aufgabenverwaltung (Task Management): Für operative Tätigkeiten

Visualisierung im Editor

Der grafische Workflow-Editor ermöglicht:

• Drag-and-Drop-Positionierung von Zuständen
• Visuelle Verbindung durch Klick-Aktionen
• Farbcodierung nach Kategorien
• Export/Import von Workflow-Definitionen

Best Practice: Dokumentieren Sie komplexe Workflows zusätzlich in einem Prozesshandbuch, um die Geschäftslogik hinter den technischen Abläufen zu erläutern.

Workflow-Erstellung: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Phase 1: Workflow-Grundkonfiguration

1. Navigation zum Support-Modul “Arbeitsablauf”

2. Klick auf “Erstellen”-Button (oben rechts)

3. Prozesszuordnung wählen:
   • “Allgemein” für Task-Management
   • “Schutzbedarfsfeststellung” für ISMS-Prozesse

4. Aufgabentyp festlegen:
   • “Überprüfung” für Review-Prozesse
   • “Aufgabenverwaltung” für operative Tasks

5. Beschreibung hinzufügen (optional aber empfohlen)

6. Aktivierung: Checkbox “Aktiv” für sofortige Verwendung

Phase 2: Einheiten-Zuordnung

1. Wechsel zum Tab “Einheit”
2. “Einheit hinzufügen” klicken
3. Organisationseinheit auswählen:
   • Abteilung/Team
   • Standort
   • Geschäftsbereich

Phase 3: Workflow-Design im Editor

Zustände erstellen:

1. ”+“-Symbol klicken für neuen Zustand

2. Zustand benennen (z.B. “SBF ausstehend”)
3. Kategorie wählen (To Do/In Progress/Done)
4. Farbe anpassen (optional)
5. “Startet”-Checkbox für initialen Zustand
6. Speichern

Übergänge definieren:

1. Blaue Verbindungspunkte am Ausgangszustand anklicken
2. Zielzustand durch Klick auf dessen Verbindungspunkt wählen
3. Übergang benennen (z.B. “SBF beginnen”)
4. Beschreibung ergänzen (optional)
5. Speichern

Positionen sichern:

• “Zustandspositionen speichern” vor Verlassen des Editors

Wichtiger Hinweis: Bei Aktivierung eines benutzerdefinierten Workflows gehen alle vorherigen Zustände der betroffenen Objekte verloren. Planen Sie Migrationen sorgfältig!

Integration in ISMS-Prozesse

Schutzbedarfsfeststellung mit Workflows

Ablauf der Integration:

1. ISMS-Modul öffnen
2. Phase “Schutzbedarfsfeststellung” wählen
3. Zielobjekt-Gruppe selektieren
4. Status entspricht Workflow-Startzustand
5. “Genehmigung” für Zustandsübergang

Praktisches Beispiel:

Startzustand: "SBF ausstehend"
    ↓ [SBF beginnen]
Zwischenzustand: "SBF in Arbeit"
    ↓ [SBF abschließen]
Endzustand: "SBF fertiggestellt"
    ↓ [Erneute Prüfung] (optional)
Startzustand: "SBF ausstehend"

Aufgabenmanagement mit Workflows

Kanban-Board-Integration:

• Visuelle Darstellung der Workflow-Zustände als Spalten
• Drag-and-Drop von Aufgaben zwischen Zuständen
• Filterung nach Aufgabenfeldern
• Berechtigungsgesteuerte Übergänge

Voraussetzungen:

1. Aufgabenfeld mit Workflow-Zuordnung erstellen
2. Aufgaben dem Aufgabenfeld zuweisen
3. Kanban-Ansicht aktivieren
4. Aufgabenfeld-Filter setzen

Best Practices für effektive Workflows

1. Workflow-Design-Prinzipien

Keep it Simple:

• Maximal 5-7 Zustände pro Workflow
• Klare, selbsterklärende Bezeichnungen
• Vermeidung redundanter Übergänge

Vollständigkeit sicherstellen:

• Alle realistischen Szenarien abbilden
• Rücksprünge für Korrekturen ermöglichen
• Eskalationspfade definieren

Praxis-Tipp: Führen Sie Workflow-Änderungen zunächst in einer Testumgebung durch und simulieren Sie kritische Prozesse, bevor Sie diese produktiv schalten.

Häufige Herausforderungen und Lösungsansätze

Problem 1: Fehlende Rücksprungmöglichkeiten

Symptom: Aufgaben können nicht in vorherige Zustände zurückgesetzt werden

Lösung:

• Editor öffnen
• Bidirektionale Übergänge ergänzen
• Verbindungen in beide Richtungen erstellen

Problem 2: Workflow-Aktivierung schlägt fehl

Mögliche Ursachen:

• Kein Startzustand definiert
• Fehlende Einheiten-Zuordnung
• Konflikte mit anderen aktiven Workflows

Lösungsschritte:

1. Startzustand-Checkbox prüfen
2. Einheiten-Tab kontrollieren
3. Andere Workflows für gleiche Einheit deaktivieren

Weiterführende Ressourcen

fuentis Suite 4 – Dashboard und Taskmanagement (YouTube)

Das Video liegt bei YouTube. Beim Abspielen werden Daten an Google übertragen.

Kernaussagen auf einen Blick

✓ Zwei Workflow-Typen: Allgemeine Workflows für Aufgabenmanagement und spezialisierte Workflows für die Schutzbedarfsfeststellung

✓ Grafischer Editor: Intuitive Workflow-Erstellung durch Drag-and-Drop mit visueller Zustandsmodellierung

✓ ISMS-Integration: Nahtlose Einbindung in bestehende ISMS-Prozesse mit Compliance-konformer Dokumentation

✓ Flexibilität: Vollständig anpassbare Zustände und Übergänge für individuelle Geschäftsprozesse

✓ Best Practice: Start mit einfachen Workflows, schrittweise Erweiterung und Testung vor Produktivschaltung