Task Management

Das Aufgaben-Management ist ein zentrales Support-Modul in der fuentis Suite, das die strukturierte Verwaltung und Nachverfolgung aller ISMS-bezogenen Aufgaben ermöglicht. Es bildet das Rückgrat für eine effiziente Zusammenarbeit im Team und gewährleistet, dass alle notwendigen Schritte zur Implementierung und Aufrechterhaltung eines Informationssicherheitsmanagementsystems (ISMS) transparent dokumentiert und fristgerecht umgesetzt werden.

Warum ist strukturiertes Aufgaben-Management wichtig?

- Compliance-Anforderungen: Ein ISMS fordert nachweisbare Prozesse und deren kontinuierliche Verbesserung

- Transparenz: Alle Beteiligten haben jederzeit Einblick in den Status von Maßnahmen und Verantwortlichkeiten

- Risikominimierung: Kritische Sicherheitsaufgaben werden priorisiert und termingerecht bearbeitet - Keine Aufgaben mehr die Untergehen

- Audit-Readiness: Lückenlose Dokumentation aller durchgeführten Aktivitäten für interne und externe Audits

Kernkonzepte und Funktionalitäten

Aufgabenübersicht und Navigation

Das Modul bietet drei zentrale Ansichten für die Aufgabenverwaltung:

1. Meine Aufgaben

- Persönlicher Arbeitsbereich mit allen dem eigenen Nutzer zugewiesenen Aufgaben

- Filtermöglichkeiten nach Status (Offen, In Bearbeitung, Abgeschlossen), Priorität und Aufgabenfeld

- Ansichtsmodi:

- Listenansicht für detaillierte Übersicht

- Kanban-Board für visuelles Task-Management mit Drag-and-Drop-Funktionalität

2. Alle Aufgaben

- Gesamtübersicht über sämtliche Aufgaben im System

- Identische Filter- und Sortierfunktionen wie bei "Meine Aufgaben"

- Ideal für Projektleiter und ISMS-Beauftragte zur Gesamtkoordination

3. Aufgabenfelder (Taskboards)

- Thematische Gruppierung von Aufgaben nach ISMS-Phasen oder Projekten

- Zuordnung zu spezifischen Workflows und Organisationseinheiten

- Automatische Benachrichtigungen bei neuen Aufgaben im Feld

Aufgabenerstellung und -verwaltung

Aufgaben erstellen - Zwei Wege

1. Direkte Erstellung im Aufgaben-Modul:

- Klick auf "Erstellen"-Button öffnet Eingabedialog

- Pflichtfelder: Titel, Beschreibung, Zuweisen (Verantwortlicher)

- Optionale Felder: Aufgabenfeld, Priorität, Start-/Enddatum

- Checkbox "Weitere erstellen" für Serienerstellung

2. Kontextbezogene Erstellung aus ISMS-Phasen:

- Während der Arbeit in Strukturanalyse, Schutzbedarfsfeststellung, Modellierung oder Risikoanalyse

- Über Drei-Punkte-Menü → "Aufgaben" → "Erstellen"

- Aufgabe wird automatisch mit aktuellem Kontext verknüpft

- Besonders nützlich bei fehlendem Fachwissen oder benötigter Zuarbeit

Praxis-Tipp: Bei der Aufgabenerstellung aus einen Sicherheitsobjekt heraus wird der Kontext (z.B. betroffenes Zielobjekt) automatisch in der Aufgabe hinterlegt. Dies spart Zeit und vermeidet Informationsverluste.

Aufgaben bearbeiten

- Klick auf Aufgabe öffnet Detailansicht

- "Bearbeiten"-Button aktiviert Änderungsmodus

- Alle Felder können nachträglich angepasst werden

- Änderungshistorie wird automatisch protokolliert

Aufgaben löschen

- In der Detailansicht über "Löschen"-Button

- Nur durch berechtigte Nutzer möglich

- Gelöschte Aufgaben sind endgültig entfernt

Aufgabenfelder (Taskboards) - Strukturierte Organisation

Erstellung von Aufgabenfeldern

Pflichtangaben:

- Name: Eindeutige Bezeichnung des Aufgabenfelds

- Beschreibung: Zweck und Umfang des Feldes

- Arbeitsablauf (Workflow): Verknüpfung mit definiertem Prozess

- Einheit: Zugehörige Organisationseinheit

- Platzierung: ISMS-Phase (Strukturanalyse, Schutzbedarfsfeststellung, etc.)

Optionale Einstellungen:

- "Reporter benachrichtigen": Automatische Benachrichtigung des Erstellers bei neuen Aufgaben

Verwaltung von Aufgabenfeldern

- Bearbeiten: Anpassung aller Parameter über Bearbeiten-Symbol

- Löschen: Entfernung über Löschen-Symbol (Achtung: Zugeordnete Aufgaben müssen vorher umverteilt werden)

Umsetzungshilfen und Best Practices

Integration in den ISMS-Prozess

1. Strukturanalyse-Phase:

- Aufgabenfeld "Inventarisierung" für Asset-Erfassung

- Zuweisung an Fachabteilungen für Detailinformationen

- Deadline-Setzung für vollständige Bestandsaufnahme

2. Schutzbedarfsfeststellung:

- Separate Aufgabenfelder pro Schutzziel (Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit)

- Priorisierung nach Kritikalität der Assets

- Eskalationsstufen bei Überschreitung von Fristen

3. Risikoanalyse:

- Aufgaben für identifizierte Risiken mit Risikobewertung als Priorität

- Verknüpfung mit Maßnahmenkatalog

- Regelmäßige Review-Aufgaben für Risikoüberwachung

Workflow-Integration

Praxis-Tipp: Verknüpfen Sie Aufgabenfelder immer mit einem definierten Workflow aus dem Workflow-Modul. Dies gewährleistet standardisierte Abläufe und erleichtert die Nachvollziehbarkeit.

Empfohlene Workflow-Stadien:

1. Neu: Aufgabe wurde erstellt, aber noch nicht begonnen
2. In Bearbeitung: Aktive Bearbeitung läuft
3. Review: Qualitätssicherung/Vier-Augen-Prinzip
4. Abgeschlossen: Aufgabe erfolgreich beendet
5. Blockiert: Warten auf externe Faktoren

Kanban-Board effektiv nutzen

Vorteile der Kanban-Ansicht:

- Visuelle Darstellung des Arbeitsfortschritts

- Schnelle Identifikation von Engpässen

- Einfache Priorisierung durch Drag-and-Drop

- WIP-Limits (Work in Progress) zur Fokussierung

Empfohlene Spalten-Konfiguration:

- Backlog → To Do → In Progress → Testing → Done

- Maximal 5-7 Spalten für Übersichtlichkeit

- Farbcodierung nach Priorität oder Aufgabentyp

So unterstützt die fuentis Suite

Die fuentis Suite bietet durch das integrierte Aufgaben-Management-Modul folgende Mehrwerte:

Nahtlose Integration

- Kontextbezogene Aufgabenerstellung direkt aus allen ISMS-Phasen

- Automatische Verknüpfung mit betroffenen Assets, Risiken oder Maßnahmen

- Durchgängige Dokumentation für Audit-Trail und Compliance-Nachweise

Collaboration-Features

- Multi-User-Fähigkeit mit rollenbasierter Zugriffskontrolle

- Echtzeit-Updates bei Änderungen

- Kommentarfunktion für asynchrone Kommunikation

Weiterführende Informationen

Schulungsvideos und Tutorials

- Einführungsvideo Aufgabenmanagement

Kernaussagen auf einen Blick

1. Zentrale Verwaltung: Das Aufgaben-Management-Modul ermöglicht die vollständige Übersicht und Steuerung aller ISMS-relevanten Aufgaben an einem Ort.

1. Kontextbezogene Integration: Aufgaben können direkt aus den ISMS-Phasen heraus erstellt werden, wodurch der Bezug zu Assets, Risiken und Maßnahmen automatisch hergestellt wird.

1. Flexible Visualisierung: Zwischen Listen- und Kanban-Ansicht wechseln, um je nach Bedarf detaillierte Informationen oder Workflow-Status im Blick zu haben.

1. Strukturierte Organisation: Aufgabenfelder ermöglichen die thematische Gruppierung und verbessern die Übersichtlichkeit bei komplexen ISMS-Projekten.

1. Compliance-Ready: Durchgängige Dokumentation aller Aktivitäten gewährleistet jederzeit Audit-Bereitschaft und erfüllt die Anforderungen der ISO 27001.