Workflow Management

Die Workflow-Funktionalität der fuentis Suite ermöglicht es Organisationen, ihre ISMS-Prozesse individuell zu gestalten und zu automatisieren. Statt starrer Abläufe bietet das System flexible, anpassbare Prozessmodelle für unterschiedliche Anforderungen – von der Schutzbedarfsfeststellung nach BSI-Grundschutz bis zum allgemeinen Aufgabenmanagement.

Kernnutzen der Workflow-Automatisierung:

- Standardisierung wiederkehrender Prozesse

- Transparente Nachvollziehbarkeit von Zuständen und Übergängen

- Compliance-konforme Dokumentation von Genehmigungsschritten

- Reduzierung manueller Fehler durch definierte Prozessschritte

- Integration in bestehende ISMS-Phasen

Praxis-Tipp: Beginnen Sie mit einfachen Workflows und erweitern Sie diese schrittweise. Ein initialer Standard-Workflow ist bereits vorhanden und kann als Ausgangsbasis dienen.

Workflow-Kategorien und ihre Anwendungsbereiche

1. Allgemeine Workflows

Einsatzbereich: Support-Modul "Aufgaben" (Tasks)

Hauptmerkmale:

- Grundlage für das Aufgabenmanagement

- Jedem Aufgabenfeld wird ein Workflow zugeordnet

- Standardzustände: To Do, In Progress, Done

- Flexible Erweiterung um beliebige Zwischenzustände möglich

Typische Anwendungsfälle:

- Incident Management

- Change Requests

- Projektaufgaben

- Audit-Maßnahmen

2. Workflows für Schutzbedarfsfeststellung

Einsatzbereich: ISMS-Phase "Schutzbedarfsfeststellung"

Hauptmerkmale:

- Spezialisiert auf BSI-Grundschutz-Anforderungen

- Integration in den Schutzbedarfsanalyse-Prozess

- Dokumentation von Überprüfungsschritten

- Nachvollziehbare Genehmigungskette

Typische Anwendungsfälle:

- Bewertung von Zielobjekt-Gruppen

- Freigabeprozesse für Schutzbedarfe

- Vier-Augen-Prinzip bei kritischen Assets

Aufbau und Struktur von Workflows

Grundelemente eines Workflows

1. Zustände

Jeder Workflow besteht aus definierten Zuständen, die ein Objekt durchlaufen kann:

- To Do (Zu erledigen): Initialer Zustand, Aufgabe wartet auf Bearbeitung

- In Progress (In Bearbeitung): Aktive Bearbeitung läuft

- Done (Abgeschlossen): Finaler Zustand, Prozess beendet

- Benutzerdefinierte Zustände: Beliebig erweiterbar (z.B. "Review", "Waiting for Approval")

2. Übergänge

Verbindungen zwischen Zuständen definieren mögliche Prozessschritte:

- Unidirektionale Übergänge: Nur Vorwärtsbewegung möglich

- Bidirektionale Übergänge: Vor- und Rückwärtsbewegung erlaubt

- Bedingte Übergänge: Abhängig von Berechtigungen oder Kriterien

3. Aufgabentypen

- Überprüfung (Review): Für Freigabeprozesse und Qualitätssicherung

- Aufgabenverwaltung (Task Management): Für operative Tätigkeiten

Visualisierung im Editor

Der grafische Workflow-Editor ermöglicht:

- Drag-and-Drop-Positionierung von Zuständen

- Visuelle Verbindung durch Klick-Aktionen

- Farbcodierung nach Kategorien

- Export/Import von Workflow-Definitionen

Best Practice: Dokumentieren Sie komplexe Workflows zusätzlich in einem Prozesshandbuch, um die Geschäftslogik hinter den technischen Abläufen zu erläutern.

Workflow-Erstellung: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Phase 1: Workflow-Grundkonfiguration

1. Navigation zum Support-Modul "Arbeitsablauf"

1. Klick auf "Erstellen"-Button (oben rechts)

1. Prozesszuordnung wählen:

- "Allgemein" für Task-Management

- "Schutzbedarfsfeststellung" für ISMS-Prozesse

1. Aufgabentyp festlegen:

- "Überprüfung" für Review-Prozesse

- "Aufgabenverwaltung" für operative Tasks

1. Beschreibung hinzufügen (optional aber empfohlen)

1. Aktivierung: Checkbox "Aktiv" für sofortige Verwendung

Phase 2: Einheiten-Zuordnung

1. Wechsel zum Tab "Einheit"
2. "Einheit hinzufügen" klicken
3. Organisationseinheit auswählen:

- Abteilung/Team

- Standort

- Geschäftsbereich

Phase 3: Workflow-Design im Editor

Zustände erstellen:

1. "+"-Symbol klicken für neuen Zustand

1. Zustand benennen (z.B. "SBF ausstehend")
2. Kategorie wählen (To Do/In Progress/Done)
3. Farbe anpassen (optional)
4. "Startet"-Checkbox für initialen Zustand
5. Speichern

Übergänge definieren:

1. Blaue Verbindungspunkte am Ausgangszustand anklicken
2. Zielzustand durch Klick auf dessen Verbindungspunkt wählen
3. Übergang benennen (z.B. "SBF beginnen")
4. Beschreibung ergänzen (optional)
5. Speichern

Positionen sichern:

- "Zustandspositionen speichern" vor Verlassen des Editors

Wichtiger Hinweis: Bei Aktivierung eines benutzerdefinierten Workflows gehen alle vorherigen Zustände der betroffenen Objekte verloren. Planen Sie Migrationen sorgfältig!

Integration in ISMS-Prozesse

Schutzbedarfsfeststellung mit Workflows

Ablauf der Integration:

1. ISMS-Modul öffnen
2. Phase "Schutzbedarfsfeststellung" wählen
3. Zielobjekt-Gruppe selektieren
4. Status entspricht Workflow-Startzustand
5. "Genehmigung" für Zustandsübergang

Praktisches Beispiel:

Startzustand: "SBF ausstehend"
    ↓ [SBF beginnen]
Zwischenzustand: "SBF in Arbeit"
    ↓ [SBF abschließen]
Endzustand: "SBF fertiggestellt"
    ↓ [Erneute Prüfung] (optional)
Startzustand: "SBF ausstehend"

Aufgabenmanagement mit Workflows

Kanban-Board-Integration:

- Visuelle Darstellung der Workflow-Zustände als Spalten

- Drag-and-Drop von Aufgaben zwischen Zuständen

- Filterung nach Aufgabenfeldern

- Berechtigungsgesteuerte Übergänge

Voraussetzungen:

1. Aufgabenfeld mit Workflow-Zuordnung erstellen
2. Aufgaben dem Aufgabenfeld zuweisen
3. Kanban-Ansicht aktivieren
4. Aufgabenfeld-Filter setzen

Best Practices für effektive Workflows

1. Workflow-Design-Prinzipien

Keep it Simple:

- Maximal 5-7 Zustände pro Workflow

- Klare, selbsterklärende Bezeichnungen

- Vermeidung redundanter Übergänge

Vollständigkeit sicherstellen:

- Alle realistischen Szenarien abbilden

- Rücksprünge für Korrekturen ermöglichen

- Eskalationspfade definieren

Praxis-Tipp: Führen Sie Workflow-Änderungen zunächst in einer Testumgebung durch und simulieren Sie kritische Prozesse, bevor Sie diese produktiv schalten.

Häufige Herausforderungen und Lösungsansätze

Problem 1: Fehlende Rücksprungmöglichkeiten

Symptom: Aufgaben können nicht in vorherige Zustände zurückgesetzt werden

Lösung:

- Editor öffnen

- Bidirektionale Übergänge ergänzen

- Verbindungen in beide Richtungen erstellen

Problem 2: Workflow-Aktivierung schlägt fehl

Mögliche Ursachen:

- Kein Startzustand definiert

- Fehlende Einheiten-Zuordnung

- Konflikte mit anderen aktiven Workflows

Lösungsschritte:

1. Startzustand-Checkbox prüfen
2. Einheiten-Tab kontrollieren
3. Andere Workflows für gleiche Einheit deaktivieren

Weiterführende Ressourcen

Einführung in Workflows (YouTube)

Kernaussagen auf einen Blick

✓ Zwei Workflow-Typen: Allgemeine Workflows für Aufgabenmanagement und spezialisierte Workflows für die Schutzbedarfsfeststellung

✓ Grafischer Editor: Intuitive Workflow-Erstellung durch Drag-and-Drop mit visueller Zustandsmodellierung

✓ ISMS-Integration: Nahtlose Einbindung in bestehende ISMS-Prozesse mit Compliance-konformer Dokumentation

✓ Flexibilität: Vollständig anpassbare Zustände und Übergänge für individuelle Geschäftsprozesse

✓ Best Practice: Start mit einfachen Workflows, schrittweise Erweiterung und Testung vor Produktivschaltung